Majoritatea organizațiilor se confruntă astăzi cu schimbări rapide: muncă hibridă, așteptări noi din partea angajaților, costuri imobiliare în creștere și presiune mai mare pe productivitate. Serviciile de Workplace Strategy ajută companiile să răspundă acestor provocări printr-un obiectiv simplu: alinierea spațiului de lucru cu modul real în care oamenii lucrează.
O strategie de workplace oferă o înțelegere clară a nevoilor angajaților, bazată pe date, și ajută organizația să ia decizii mai bune privind spațiul de lucru. Aceasta poate îmbunătăți productivitatea și experiența angajaților, reduce riscurile asociate proiectelor de relocare sau transformare și pregătește compania pentru schimbările viitoare. Practic, biroul devine mai mult decât un cost operațional, devenind un instrument care susține performanța organizației.
La baza Workplace Strategy stă un principiu simplu: biroul trebuie proiectat pornind de la oameni și de la activitățile pe care le desfășoară, nu doar de la planuri standard, densități sau tendințe de design. Pentru a crea un mediu de lucru eficient, angajații trebuie ascultați și implicați, astfel încât organizația să înțeleagă mai bine cum lucrează, cum colaborează și ce condiții îi ajută să performeze la cel mai bun nivel.
Timp de multe decenii, birourile au fost planificate pornind de la o întrebare simplă: câți oameni trebuie să încapă în spațiu? Rezultatul a fost, de regulă, un număr fix de posturi de lucru, săli de ședință standard și zone suport dimensionate în funcție de suprafață disponibilă.
În loc să proiectăm spațiul exclusiv în funcție de numărul de angajați, recomandăm proiectarea acestuia în funcție de activitățile care generează valoare pentru organizație. Astfel, accentul se mută de la alocarea unui birou permanent pentru fiecare persoană la crearea unui ecosistem de spații care susține diferite moduri de lucru.
Această abordare stă la baza conceptului Activity-Based Working (ABW) – Organizarea spațiului de lucru în funcție de activități – care pornește de la premisa că activități diferite necesită medii diferite și că oamenii obțin rezultate mai bune atunci când au posibilitatea de a alege spațiul potrivit pentru sarcina pe care o desfășoară.
Deși ABW a devenit extrem de popular în ultimii ani, principiile pe care se bazează nu sunt deloc noi. Rădăcinile acestui mod de gândire pot fi regăsite încă din anii 1970, prin muncă lui Francis (Frank) Duffy, unul dintre cei mai influenți arhitecți din domeniul workplace strategy și al designului de birouri.
Când organizațiile încep să proiecteze biroul în jurul activităților, nu al numărului de oameni, apare de multe ori un lucru surprinzător: au nevoie de mai puțîn spațiu decât credeau.
Din păcate, una dintre reacțiile pe care le auzim frecvent la începutul proiectelor este:
„Noi știm foarte bine cum lucrează oamenii noștri.” sau „Nu vrem să întrebăm angajații. Știm deja ce au nevoie.”
Experiența ne arată însă că în majoritatea organizațiilor există diferențe semnificative între modul în care liderii cred că lucrează echipele și modul în care acestea lucrează în realitate sau cum și-ar dori. Există, de asemenea, diferențe importante între departamente, generații, funcțiuni și moduri de lucru.
Am observat frecvent situații în care managementul consideră că principala problema este lipsa colaborării, în timp ce angajații reclamă lipsa spațiilor pentru concentrare. Alteori liderii consideră că este nevoie de mai multe posturi de lucru, iar analiză arată că problema reală este lipsa sălilor mici de ședința, a phone booth-urilor sau a spațiilor dedicate proiectelor.
Orice analiză a necesarului de spațiu, orice analiză Stay versus Go sau evaluare a opțiunilor imobiliare ar trebui să pornească de la concluziile etapei de Workplace Strategy. Din păcate, în multe organizații procesul este inversat. Se începe cu planuri de amplasare, calcule de densitate, comparații financiare și evaluarea clădirilor disponibile, înainte că modul de lucru al angajaților, nevoile echipelor și obiectivele organizaționale să fie pe deplin înțelese și validate.
Pe baza proiectelor de Workplace Strategy și a studiilor noastre internaționale, se conturează câteva motive recurente pentru care oamenii aleg să vină la birou și să rămână într-o organizație.
1. Posibilitatea de a alege. Oamenii au nevoie să poată alege locul potrivit pentru activitatea pe care o au de realizat.
2. Calitatea mediului de lucru și accesul la facilități. Lumina naturală, acustică, ventilația, confortul termic și accesul la facilități influențează direct percepția valorii de a veni la birou.
3. Existența unui ecosistem hibrid coerent. Designul trebuie să susțină scenarii reale de lucru hibrid, nu doar declarații de intenție.
4. Biroul trebuie să în ajute în activitate, colaborare, învățare și în relațiile profesionale.
5. Cultură organizațională. Spațiile care favorizează învățarea, mentoringul, networkingul și colaborarea sunt percepute de angajați ca investiții reale în oameni.
Am văzut oameni care vin la birou și se întreabă de ce au făcut drumul până acolo pentru a participa la apeluri video toată ziua.
Adevărul este simplu: dacă biroul le îngreunează muncă, îl vor evita. Dacă biroul le susține activitatea, colaborarea, învățarea și relațiile profesionale, îl vor utiliza.
Prea multe organizații continuă să abordeze transformarea spațiului de lucru că pe un proiect de design, când, în realitate, este un proiect strategic. Multe companii se concentrează pe estetică înainte de funcționalitate, pe layout înainte de comportament/activități și pe spațiu înainte de scop. Iar astfel ajung să construiască birouri care arată modern, dar care nu funcționează cu adevărat pentru oamenii care le folosesc.
El trebuie proiectat intenționat în jurul activităților pe care le susține cel mai bine – nu în jurul activităților care se pot face mai eficient de acasă. Un birou gândit doar pentru „prezență” va eșua. Un birou gândit în jurul motivului pentru care oamenii vin la birou va funcționa.
Pe baza experienței acumulate în proiectele cu clienții, a studiilor noastre internaționale și a concluziilor rezultate din proiectele de Workplace Strategy, tiparele sunt remarcabil de similare: oamenii vin cu mai multă motivație la birou atunci când sunt îndeplinite trei condiții: știu cu cine se vor întâlni, înțeleg scopul prezenței lor la birou și au încredere că spațiul le va permite să își desfășoare activitatea în mod eficient.
Poate cea mai importantă lecție a Workplace Strategy este că birourile nu trebuie proiectate pornind de la metri pătrați, ci trebuie proiectate pornind de la oameni.
Iar dacă oamenii reprezintă aproximativ 60-70% din costurile unei companii, iar spațiul reprezintă doar 5-10%, atunci este greu de justificat de ce petrecem atât de mult timp optimizând costul chiriei și atât de puțin timp analizând factorii care influențează performanța celor care lucrează acolo.